مقدمه :
هر سازمان، چيزي بيش از مجموعه فرآورده ها و خدمات است. سازمانها، جوامعي انساني هستند كه مانند هر جامعه ديگري داراي ساختار، فرهنگ،قوانين و روابط خود است. در دهه هاي گذشته به دليل توجه صاحبان توليد به سود و افزايش توليد، سازمانها بيشتر به صورت مكانيكي و مقررات خشك سازماندهي، اداره مي شدند و اغلب داراي ساختاري ثابت بودهاند.
امروزه تغييرات گسترده و پيشرفتهاي به دست آمده در عرصه تكنولوژي اطلاعاتي چند دهه گذشته، ضرورت تجديد نظر در مسائل مختلف از جمله ساختار هاي سازماني را اجتناب ناپذير كرده است. به كارگيري تكنولوژي اطلاعاتي نظير اينترنت، پست الكترونيك و همچنين فراگير شدن استفاده از كامپيوتر و شبك ههاي كامپيوتري و ارتباط كلامي و تصوير مستقيم بدون در نظر گرفتن فاصله ها، باعث شده تا شكل هاي سازماني جديد پا به عرصه وجود بگذارد كه ماهيتي كاملا متفاوتي با سازمانهاي سنتي، بزرگ و ديوانسالاري دارند. از سازمانهاي مجازي تعاريف متعددي ارائه شده است. انجمن حسابداران مديريت كانادا معتقد است كه انعطاف تنها ويژگي سازمان مجازي است. چارلز هندي معتقد است كه در سازمانهاي مجازي، لازم نيست همه افراد در يك مكان حضور داشته باشند تا بتوانند خدمات خود را عضه كنند. سازمان وجود دارد ولي شما آن را نمي بينيد، آن يك شبكه است نه يك دفتر.( چارلز هندي- 1991)
ديونپورت اعتقاد دارد كه: سازمان مجازي بسياري از فعاليتهاي خود را از منابع خارجي تامين مي كند و ساختاري به وجود ميآورد كه در آن به جاي انجام وظايف سنتي در هر واحد داخلي، واحدهاي خارجي عهدهدار انجام آن وظايف مي شوند.( 2001 FRANK )
بحث سازمانهاي مجازي براي اولين بار توسط موشيويتز(MOWSHOWITZ) به صورت بحث كاملا آكادميك در سال 1986 ارائه شد. بعد از وي، محققان ديگر به بهحثهاي متنوع از مفهوم سازمانهاي مجازي پرداختنئ كه به طور مثال مي توان به بحثهاي شركتهاي مجازي توسط فگل و كولدمان ، عملكرد مجازي توسط هارديگر و كارخانجات مجازي توسط مك آفي و آبتون نام برد. (2001 FRANK ) همه اين محققان، تكنولوژي اطلاعاتي و ارتباطي را به عنوان يك پيش نياز و يا حتي مغز الگوي سازماني مجازي معرفي كردهاند. در سال 1997 ، ميوز دو جهت اصلي(( شرايط بازار در حال تغيير و قابليت انعطاف براي حركت)) را براي حركت به سوي سازمانهاي مجازي مشخص ساخت. به طور كلي، در تحقيقات مختلفي كه توسط دانشمندان در گذشته و حال در مورد سازمانهاي مجازي ارائه شده است، همگي بر اين اعتقاد هستند كه سازمانهاي جديد قابل روييت نيستند. از اين پس لازم نيست كه همه افراد مورد نياز در يك زمان و يك مكان جمع شوند تا كار معيني انجام شود. امروزه زمان و مكان به همديگر وابسته نيستند. اين سازمانها براي اجراي يك پروژه در ظرف زماني معين از گروههاي مختلف در اقصي نقاط جهان استفاده ميكنند . روز به روز شمار كساني كه از طريق تلفن،دور نويس و شبكه هاي جهاني اينترنتي ميتوانند با هم كار كنند بيشتر و رايج تر ميشود. اگر قرار باشد كه اطلاعات ماده اوليه كار باشد، بنابراين ، دليلي ندارد كه جايگاه معيني براي تجمع افراد ايجاد شود. از اين گذشته، سازمانها ديگر ضرورتي براي استخدام افراد حس نميكنند، زيرا اصل انجام كار مهم است. اين سازمانها همواره ميل دارند تا حدودي از بند سلسله مراتب سازماني رها شوند و ساختاري نرمش پذير و كاركناني مبتكر و نوآور داشته باشند.
مفهوم سازمانهاي مجازي:
تعريف استانداردي از اين نوع سازمانها در دسترس يكي از ساختار هاي جديد نيست. خلاصه تعاريف زير را ميآوريم اما براي نشان دادن طيف وسيع تعريفهاي ارائه شده از اين نوع سازمانها به طور شبكه اي هستند كه فاقد هسته مركزي دائمي اند.( رضائيان 1378، سازمان هاي مجازي در واقع نوعي از سازمانها هستند.(ص 326) .
يك سازمان مجازي يك سازمان كوچك و مركزي است كه منابع اصلي خود را از ساير سازمانها تامين مي كند. سازمان تخصصي يا وظيفه اي است مجازي از نظر ساختار بسيار متمركز است و به ندرت داراي واحد ها و دواير مي باشد. ساختاري به وجود مي آورد كه در ان به جاي سازمان مجازي بسياري از فعاليتهاي خود را از منابع خارجي تامين مي كند. وظايف سنتي در هر واحد داخلي، واحد هاي خارجي عهده دار انجام آن وظايف شوند كه شامل توليد كنندگان و مشتريان و رقباست. اين سازمان هاي مجازي را شبكه موقتي از واحد ها و سازمانها مستقل دانسته اند كه واحد ها به وسيله فناوري اطلاعات به هم پيوند مي خورند و قدرت مييابند تا از فرصتهاي جديد نهايت استفاده را ببرند. (Goldman et al .2006) تغييرات گسترده امروز ، تجديد نظر در ساختارهاي سازماني را اجتناب ناپذير كرده است. در سازمان هاي مجازي، واگذاري فعاليتها به سازمانهاي ديگر و تامين خدمات و كالا با همكاري واحدهاي خارجي بسيار رايج است. در عصر حاضر، پارامتر بازدارنده فاصله و مليت توليد كننده و مشتري از ميان برداشته شده است. سازمان مجازي، سازمان جديدي است كه متناسب با شرايط محيطي آينده طراحي شده است. تكنولوژي ارتباطي باعث دگرگوني در بازار و تمايلات مشتريان شده است.
ويژگي سازمانهاي مجازي: ويژگي اين سازمانها اصولا با عناويني مانند غير سلسله مراتبي، افقي و جهاني مطرح مي شود. اما به طور خلاصه مي توان اين ويژگيها را در پنج ويژگي اصلي زير خلاصه كرد.
الف: ساختارهاي افقي: ظهور سازمانهاي افقي به عنوان پاسخي به تشديد رقابت در محيط هاي عملياتي است كه توسط افزايش رقابت جهاني و پيشرفتهاي اخير در فناوري اطلاعات و حمل و نقل ايجاد شده است. افقي شدن سازمانها سطوح مديريت در سازمان را كاهش ميدهد و منابع انساني را پراكنده ميكند.
ب: جهاني شدن: با توجه به گسترش تجارت جهاني و شبكه ارتباط فرامرزي، ديگر شركتها و سازمانها جنبه محلي بودن خود را از دست ميدهند و در چرخه فرايند بين المللي قرار ميگيرند.
ج: ارتباط ماشيني: عصر آينده عصر ارتباطات است، اما نه ارتباطي از جنس گذته بلكه ارتباطاتي كه به وسيله ابزار آلات ماشيني مانند كامپيوتر انجام خواهدشد. در اين سازمانها ديگر از تعاملهاي گرم گذشته خبري نيست، بلكه كارفرمايان و نه رهبران سازمان با استفاده از كامپيوتر هاي شخصي با هر فرد دلخواه ارتباط برقرار ميكنند. فروشندگان ميتوانند به وسيله يك شبكه محلي با هم ارتباط داشته باشند. بر اساس اين خاصيت ارتباطات كامپيوتري به عنوان وسيله اي براي هدايت فعاليتهاي اساسي سازمان و همزمان افزايش نقش ارتباطات رو در روي غير رسمي با هدف حفظ يكپارچگي سازمان، جايگزين ارتباطات رو در رو افراد در سازمان هاي سنتي خواهدشد.
د: همكاري و رقابت بين سازماني: شركتهاي مجازي به وسيله همكاري بين گروهي هم افزا نه تنها با همزيستي خواهند داشت، بلكه باعث رشد و پرورش يكديگر ميشوند.
ه: درگيري پويا: درگيري پويا نگرشي است كه زمان و روابط انساني و مديريت را وادار به بازنگري در مورد نگرشهاي قبلي در رويارويي با تغيير سريع و مداوم ميكند. پويايي در مقابل ايستايي، حاكي از رشد و فعاليت مداوم و درگيري در مقابل كناره گيري، معرف ارتباط زيادي با ديگران است، Cohen &Mankin 2005.
خلاصه ميتوان اصولا با عناويني مانند غير سلسله مراتبي، افقي و جهاني مطرح ميشود اما به طور ويژگي اين سازمانها اين ويژگيها را پنج ويژگي اصلي زير خلاصه كرد.
الف: ساختارهاي افقي : محيطهاي عملياتي است كه توسط افزايش ظهور سازمانهاي افقي به عنوان پاسخي به تشديد رقابت در اطلاعات و حمل و نقل ايجاد شده است. افقي شدن سازمانها سطوح مديريت در رقابت جهاني و پيشرفتهاي اخير در فناوري كاهش مي دهد و منابع انساني را پراكنده مي كند سازمان را.
ب: جهاني شدن : محلي بودن خود با توجه به گسترش تجارت جهاني و شبكه ارتباز فرامرزي ديگر شركتها و سازمانها جنبه را از دست مي دهند و در چرخه فرايند بين المللي قرار مي گيرند.
ج ارتباط ماشيني: ارتباطي از جنس گذشته بلكه ارتباطي كه به وسيله ابزار آلات عصر آينده ارتباطات است اما كارفرمايان انجام خواهد شد. در اين سازمانها ديگر از تعاملهاي گرم گذشته خبري نيست بلكه ماشيني مانند كامپيوتر ارتباط برقرار مي كنند فروشندگان مي توانند به وسيله رهبران سازمان با استفاده از كامپيوتر هاي شخصي با هر فرد دلخواه فعاليتهايي داشته باشند بر اساس اين خاصيت ارتباطات كامپيوتري به عنوان وسيله اي براي هدايت يك شبكه محلي با هم ارتباط حفظ يكپارچگي سازمان، جايگزين اساسي سازمان و همزمان افزايش نقش ارتباطات رو در روي غير رسمي با هدف خواهد شد ارتباطات رو در رو افراد در سازمانهاي سنتي .
د : همكاري و رقابت بين سازماني : وسيله همكاري بين گروهي هم افزا نه تنها با هم زيستي خواهند شد بلكه باعث رشد و پرورش يكديگر مي شوند.
ه: درگيري پويا: زمان و روابط انساني را وادار به بازنگري در مورد درگيري پويا نگرشي مي كند فعاليت مداوم و در رويارويي با تغيير سريع و مداوم ميكند. پويايي در مقابل ايستايي حاكي از رشد و نگرشهاي قبلي (Cohen&Mankin) درگيري در مقابل كناره گيري معرف ارتباط با ديگران است.
ساختار سازمانهاي مجازي:
در سازمانهاي مجازي عامل مهمي كه مجازي بودن را تعيين مي كند، واگذاري فعاليتها به سازمان هاي ديگر و تامين خدمات و كالا با همكاري واحد هاي خارجي و اتحاد با آنهاست. هر قدر اين واگذاري گستر دفتر باشد، سازمان به سوي مجازي شدن بيشتر حركت خواهد كرد. سازمانهايي با ساختار شبكه اي(NETWORK STRUCTURE ) و سازمانهاي بدون مرز(BARRIER-FREE) نمونه اي متفاوت از مقوله اي واحد به نام سازمان مجازي هستند. (نمودار شماره يك) در سازمانهاي شبكه اي ساختار سازماني حالت دائم نداشته و مي تواند بر اساس نيازهاي احساس شده شكلهاي مختلفي به خود گيرد و شركاي جديدي را به كار دعوت كند. در اين نوع ساختار دسترسي به بازارهاي بين المللي آسان مي شود و از آنجايي كه هر يك از شركا بهترين صلاحيتها و تخصصها را به سازمان شبكه اي مي آورد مجموعه اي از بهترينها ايجاد مي شود. اما سازمان بدون مرز كه برخي از نويسندگان آن را سازماني بدون ساختار ناميده اند به زعم بي ساختاري نياز محيط امروز است. در اين شيوه برخورد سازمان با انعطاف كامل شكلي پيدا مي كند كه متناسب با شرايط متحول است و امكان عمل در دوره هاي كوتاه مدت را نيز دارد. سازمانهاي موثر هر روز بايد شكل تازه در آيند و در اين فرايند ساختار سازماني مهم نيست بلكه مديران بايد بتوانند مشتركا با افراد مستعد و هوشمند به كار بپردازند و افرادي را كه از سازمانها و واحد ها مختلف آمده اند را با يكديگر همراه و هماهنگ سازند و سازمانهاي موفقي به وجود آورند. (الواني 1377).
نتيجه گيري:
سازمان مجازي نوع جديدي از سازمانهاي جديد است كه متناسب با شرايط محيطي آينده طراحي شده است. امروزه به لحاظ گسترش و پيشرفت تكنولوژي ارتباطي و اطلاعاتي نوع جديدي از سازمانها با مشخصات جديد و ساختار كاملا منعطف مورد نياز است. در اين نوع سازمانها، نقش نيروي انساني بيش از پيش نمايان مي شود. سازمان بسياري از فعاليت هاي خود را به ديگر سازمانها واگذار كرده و خود نقش ناظر و هماهنگ كننده را ايفا مي كند كه در اين حالت سازمان نياز به نيروي انساني نوآور فعال و با انگيزه بيشتر خود را نمايان مي سازد. ساختار اين سازمانها اغلب به دو صورت شبكه اي و بدون مرز است. از خصوصيات مشترك اين ساختار ها مي توان به نداشتن شكل دائمي در ساختار و فرد محوري در اين سازمانها اشاره كرد. به طور كلي براي سازمانهاي مجازي صاحب نظران چند خصوصيت مشترك تعريف كرده اند كه عبارتند از:
-واگذاري بسياري از امور به واحدهاي بيرون از سازمان
-وجود شبكه هاي ارتباطي كامپيوتري ميان بخشها و واحدهاي مختلف
-مرزهاي سازماني نا مشخص و منعطف.
-وجود كاركناني متخصص، نو آور و فعال در سازمان و آموزش مداوم كاركنان